10 phương thức cắt giảm chi phí kiểm toán

Một mùa kiểm toán bận rộn đã trôi qua, nhìn vào hóa đơn kiểm toán (và các hóa đơn liên quan) bạn có thể phải kinh ngạc khi chi phí kiểm toán ngày nay đã là một con số đáng kể so với doanh thu hoặc lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên, ở bên bờ đối diện các công ty kiểm toán cũng không ngừng lo lắng rằng số tiền thu được cũng chưa tương xứng với công sức bỏ ra. Vậy đâu là bí quyết để các Giám đốc tài chính cắt giảm chi phí kiểm toán mà các công ty kiểm toán cũng cảm thấy hài lòng? Xin chuyển đến các bạn 10 phương thức sau đây mà Alix Stuart đã tập hợp và giới thiệu trên tạp chí CFO, huy vọng các bạn sẽ có thể đem vài điều áp dụng cho mỗi doanh nghiệp của mình chuẩn bị cho một năm mới. 1. Phát triển đội ngũ nhân viên kiểm toán nội bộ. Tăng cường nhân viên cho nhóm kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo các hoạt động của công ty luôn tuân thủ theo các chuẩn mực và quy định hiện hành, qua đó giảm áp lực trách nhiệm lên các công ty kiểm toán. Có thể số tiền lương phải trả cho những kiểm toán nội bộ trong một năm tương đương với chi phí kiểm toán cắt giảm được nhưng bạn còn có thêm nhân viên làm tăng thêm giá trị cho công ty suốt cả năm. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng thực chất sự khác biệt của các công ty có chi phí kiểm toán thấp hơn chính là vì những kiểm toán viên độc lập cảm thấy họ có thể tin tưởng kết quả công việc của các kiểm toán viên nội bộ. 2. Đặt ra kỳ vọng cho các kiểm toán viên. Cần phải tổ chức ít nhất hai phiên họp giữa nhóm kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên độc lập trước khi bắt đầu kiểm toán và thống nhất kế hoạch. Đừng đi quá sâu vào chi tiết, mà hãy xem xét và thống nhất về số lượng giao dịch mà kiểm toán viên độc lập sẽ kiểm toán ở mỗi hạng mục. 3. Lường trước mọi tình huống. Tất cả những phân tích và giấy tờ cần thiết cần phải hoàn thành ngay khi kiểm toán viên bước chân vào công ty, như vậy bạn sẽ không phải lúng túng trước những yêu cầu của họ. Có thể tuyển một nhân viên tạm thời để chuẩn bị những hồ sơ rất chi tiết, sẵn sàng chứng minh cho từng con số một trong bất kỳ tài liệu được công bố nào. Hãy chỉ định một người chuyên cung cấp những thông tin mà kiểm toán viên yêu cầu, và lưu lại các bản sao tài liệu đó để không luôn phải chuyển qua chuyển lại. Tốt hơn nữa là hãy lưu trữ các tài liệu dưới dạng điện tử và hãy làm những việc này trước khi các kiểm toán viên đến công ty bạn. 4. Cập nhật cho kiểm toán viên các sự kiện quan trọng. Hãy để các kiểm toán viên luôn đồng hành với những sự kiện lớn của công ty trong cả năm, từ những vụ mua bán sáp nhập đến kế hoạch của công ty nhằm tuân theo quy định kế toán mới…. Như vậy các kiểm toán viên đều ghi nhớ các thay đổi này, đến cuối năm ta chỉ việc tổng kết lại chúng trong báo cáo. 5. Phân chia công việc một cách linh hoạt. Có thể thuê các công ty kiểm toán nổi tiếng để kiểm toán các báo cáo tài chính hợp nhất cho công ty mẹ, tập đoàn, nhưng vẫn thuê các công ty kiểm toán nhỏ hơn để thực hiện kiểm toán ở các công ty con nhỏ hay vùng miền phù hợp.  6. Tránh thay đổi. Tránh thay đổi ít nhất có thể, hãy thương lượng với công ty kiểm toán để một nhóm kiểm toán làm việc với công ty bạn nhiều năm, như vậy thì họ sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn và bạn cũng sẽ không lãng phí thời gian để  cập nhật lại cho những kiểm toán viên mới 7. Kiểm soát theo mốc thời gian. Thương lượng để chỉ phải tiến hành kiểm toán toàn diện vào năm đầu tiên, và chỉ kiểm toán lại vào các năm sau nếu có các thay đổi phát sinh, cách thức này sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Các CFO và nhà quản lý cần đưa ra các tài liệu để các kiểm toán viên thấy được rằng không có gì thay đổi và không cần phải tốn thời gian để làm lại. 8. Cân nhắc cẩn thận số lượng tư cách pháp nhân mà công ty bạn duy trì. Cơ cấu luật pháp cũng khiến việc kiểm toán phức tạp hơn. Khó có thể định ra được chi phí cận biên trung bình của mỗi pháp nhân, nhất là khi một số tư cách pháp nhân có thể giúp tiết kiệm chi phí thuế. Tuy nhiên, chung qui là việc duy trì ít tư cách pháp nhân sẽ giúp làm giảm tổng chi phí kiểm toán. 9. Khóa sổ hàng tháng cẩn thận. Như vậy thì đến cuối quý, cuối năm bạn chỉ gần như cộng thêm con số của tháng cuối cùng vào thôi. 10. Làm cả lúc ăn trưa. Phục vụ bữa trưa đơn giản ngay tại phòng làm việc cũng có thể tránh phải làm thêm vài buổi chính thức với các kiểm toán viên, việc này cũng giúp giảm bớt chi phí.

Thanh Nguyen CFO.COM